PDCA dalam Bisnis Contoh Penerapan dalam kegiatan sehari-hari

Februari 14, 2022

PDCA dalam Bisnis Contoh Penerapan dalam kegiatan sehari-hari

Siklus PDCA ini sudah lama diterapkan di negara-negara maju. Kunci keberhasilan penerapan metode ini terletak di kesungguhan dan disiplin dalam pelaksanaannya. Banyak perusahaan-perusahaan besar di negara ini yang serius menerapkan metode ini sebagai kunci dari kesuksesannya.

Apa itu PDCA (Plan-Do-Check-Act)?

PDCA atau plan, do, check, act adalah pendekatan empat tahap berkelanjutan yang biasanya dipakai untuk meningkatkan proses, layanan atau produk dalam manajemen proses bisnis. Model PDCA adalah model yang diciptakan oleh seorang Fisikawan Amerika pada tahun 1920-an yakni Walter Andrew Shewhart.

Namun, teori ini mulai dipopulerkan pada tahun 1950-an oleh William Edwards Deming yang kerap dikenal sebagai bapak Quality Control karena membawa teori PDCA ini sebagai dasar untuk Total Quality Management dan Standar ISO 9001.

Empat Fase Plan Do Check Act

1. Plan

Plan adalah tahap perencanaan yang dimulai dengan identifikasi masalah menggunakan teknik 5W, yaitu what (apa), who (siapa), when (kapan), where (di mana), dan why (mengapa) dengan teknik root cause analysis.

2. Do

Do "kerjakan" pada tahap ini kita akan mengimplementasikan rencana yang sudah disusun pada tahap sebelumnya. Dengan kata lain pada tahap ini kita akan mejawab semua permasalah yang ada, tahapan ini merupakan yang paling penting karena akan menentukan tahap selanjutnya.

3. Check

Fase Check dalam siklus PDCA adalah tahap di mana pemeriksaan dilakukan. Check merupakan fase yang paling penting untuk memperbaiki rencana, menghindari kesalahan terulang, dan menjalankan semuanya dengan sukses. Oleh karena itu, fase ini harus dilakukan dengan benar-benar teliti.

Seperti namanya, proses Check dilakukan untuk mengaudit eksekusi rencana dan melihat apakah sudah sesuai dengan rancangan awal.

4. Act

Act "Menindaklanjuti" Tahap ini merupakan menindak lanjut penuh hasil yang telah di peroses pada tahap Do dan Check. Fase Act merupakan yang terakhir dari siklus PDCA. Akan tetapi seluruh prosesnya akan berulang lagi secara berkelanjutan.

Kelebihan dan Kekurangan Plan Do Check Act

Metode PDCA Mempunyai kelebihan dan juga kekurangan di antaranya.

Kelebihan PDCA

1. Berkesinambungan

Seperti yang sudah dijelaskan di atas, setiap tahapan atau siklus pada PDCA memungkinkan adanya peningkatan dan juga penyempurnaan untuk masa depan karena dilakukan dengan konsep yang sangat terorganisir.

Dengan adanya implementasi yang berkesinambungan, tepat dan dijalankan dengan konsisten, tentunya akan mampu memberikan peluang terkait kontrol dan analisa, sehingga setiap kegiatan yang dilakukan akan selalu tepat dan bisa dipantau setiap perkembangannya.

Perlu digaris bawahi juga bahwa PDCA harus dilakukan oleh mereka yang sangat kompeten dan proaktif.

2. Alur Mudah Dipahami

Seluruh alur yang ada pada PDCA sifatnya lebih statis, namun setiap tahapannya sangat mudah untuk dipahami oleh banyak orang. Sehingga lebih memudahkan pihak manajemen dan perusahaan untuk memperkenalkan dan juga mengimplementasikannya dalam operasional perusahaan.

Selain itu, proses pelaksanaannya pun cukup signifikan. Oleh karena itu, proses ini sangat terkenal di kalangan perusahaan.

3. Perkembangan Bisnis yang Berkelanjutan

Penerapan PDCA ini bisa dilakukan di semua lini bisnis karena sangat mudah untuk dipahami. Siklus PDCA memungkinkan adanya peningkatan secara berkelanjutan dan tepat karena bisa bekerja secara siklikal.

Setiap bagian yang ada pada proyek di dalamnya akan melalui tahapan yang sama secara terus menerus untuk bisa memastikan kesalahan tersebut bisa diperbaiki dan juga disesuaikan sesuai dengan kebutuhan dan situasi terkini perusahaan.

4. Mendeteksi Resiko Sedari Dini

Saat suatu perencanaan sudah ditetapkan dengan metode yang lebih terstruktur, maka pengendalian manajemen risiko, dampak negatif, atau berbagai hambatannya akan bisa diperkirakan atau dideteksi dari jauh hari.

Kekurangan PDCA

1. Statis

PDCA dinilai sebagai framework manajemen yang statis, kenapa? Karena alur di dalamnya hanya berkutat pada siklus Plan – Do – Check – Act, sehingga tidak bisa diimplementasikan pada berbagai proyek yang harus ditindak secara paralel. Jika nantinya ada perubahan, maka proses perubahan tersebut memerlukan waktu yang sangat lama karena harus kembali lagi ke siklus awal.

2. Proses Harus Berurutan

Konsep ini juga menuntut adanya pembagian dan lingkungan kerja yang cukup ideal di dalam manajemen perusahaan. Proses di dalamnya harus dilakukan sesuai dengan siklus. Jika ada seorang saja yang tidak mampu melakukan pekerjaannya dengan baik, maka konsep ini akan menjadi sia-sia.

Selain itu, tahapan berikutnya juga akan sangat berdampak bila ada perubahan di tengah-tengahnya. Sehingga akan sulit untuk melakukan perubahan ketika sedang dikerjakan.

3. Implementasi Tak Saling Berhubungan

Pada pelaksanaannya, banyak proses yang melewati tahapan Act namun tidak dilakukan seperti seharusnya. Implementasi tersebut tidak dilakukan dengan aktif sehingga ketika ada proyek baru, cara ini tidak bisa membuahkan hasil seperti sebelumnya.

Untuk itu, PDCA juga harus dijelaskan secara terang di awal pelaksanaannya kepada seluruh orang yang terlibat, karena gagal paham akan berdampak buruk pada proyek yang tengah dikerjakan.

Kenapa harus PDCA?

Karena PDCA tidak hanya memfasilitasi rencana dan juga aktif, tapi juga data dan hasil agar selanjutnya bisa diperiksa dan dianalisa hal apa saja yang harus disesuaikan. Proses ini mampu menahan dan bahkan menutup adanya kemungkinan kesalahan yang sama terjadi dua kali.

Contoh penerapan PDCA dalam kehidupan sehari-hari

Contohnya bayangkan kamu memiliki sebuah restoran yang punya menu spesial tulang iga. Restoran kamu berjalan lancar seperti biasanya, namun akhir-akhir ini menu tulang iga kamu yang spesial rasanya tidak diminati dan dihargai seperti yang terjadi dulu. Kamu merasa bahwa pelangganmu mulai bosan dengan resep hidangan yang kamu buat.

Sehingga kamu ingin membuat resep baru yang bisa membuat pelangganmu tergila-gila dengan hidangan tersebut. Karena kamu bukanlah orang yang sangat memperhatikan metode, kamu memutuskan untuk menggunakan Siklus PDCA.